Ein guter Kalender bringt Ordnung in den Kopf - dieser Leitfaden hilft allen, die sich fragen, welches Kalender-System am besten zu ihnen passt
   •   10 Januar 2019

Ein guter Kalender bringt Ordnung in den Kopf

Wie bringt man viele Aufgaben und wenig Zeit in ein effizientes System? Wir setzen auf die Arbeit mit Kalendern. Für alle, die sich fragen, welcher Kalender zu ihnen passt, haben wir diesen Leitfaden zusammengestellt:

Raus aus dem Kopf, rein in den Kalender

Meetings, Telefonate, Deadlines und die kleinen alltäglichen Aufgaben – die Arbeit in einer PR-Agentur ist vielfältig und oft auch unübersichtlich. Wer nicht gerade ein brillantes Gedächtnis hat, auf das er sich immer verlassen kann, der hat sich wohl auch schon einmal Gedanken wie diese gemacht: Wie organisiere ich mich am besten? Welches System garantiert, dass ich den Überblick behalte?

Wie bereits in unserem Podcast thematisiert, ist unser Favorit der gute alte Kalender und zwar in Hardcopy für die Mehrheit von uns. Ja, die Genugtuung Aufgaben abhaken zu können, spielt hier auch eine nicht unwesentliche Rolle. Andere Gründe sind, dass es die Gedanken ordnet alle Aufgaben des Tages auf Papier zu bringen oder auch, dass es einfach schön ist, im digitalen Alltag noch ganz analog zu planen.  

Vor dem System kommt die „Hardware“

Kalender ist nicht gleich Kalender, wer schon einmal in der Schreibwarenabteilung die Qual der Wahl hatte, der weiß das nur zu gut. Je nach Anspruch gibt es einige Kriterien zu beachten. Ein Kalender ist ein täglicher Begleiter und sollte mit Bedacht ausgewählt werden. Deshalb kommt hier eine Entscheidungshilfe.

Wie flexibel soll er sein?

Das erste Auswahlkriterium ist die Bindung oder das System. Grundsätzlich gibt es hier drei verschiedene Arten von Kalendern: gebunden Hard- oder Softcover, Ringbuchmechanik und Traveler’s Notebook.

Feste Bindung

Entscheidend ist, wie flexibel Sie ihren Kalender für dieses Jahr gestalten wollen. Während in festgebundenen Büchern keine Seite abhandenkommen kann, bieten diese aber auch nur begrenzt Platz für Notizen, Planung oder Checklisten.

Ringbuchsystem

Im Gegensatz dazu, haben Sie mit einem Ringbuchsystem die volle Freiheit, Seiten hinzuzufügen oder zu entfernen. Dabei kann es jedoch schwieriger sein, den chronologischen Überblick über die Notizen zu behalten.

Traveler’s Notebook

Im Grunde funktioniert auch das Traveler’s Notebook ähnlich, allerdings werden keine einzelnen Seiten, sondern dünne Hefte genutzt und wenn nötig ausgetauscht. Dieses System eignet sich besonders für Menschen, die gerne jedes Projekt einzeln, aber doch alle Notizen gesammelt aufbewahren wollen.

Auf die Größe kommt es an!

Klingt banal und offensichtlich, wird aber oft beim Kalenderkauf unterschätzt. Es ist frustrierend, wenn man sich mit dem frisch erstandenen Büchlein an die tägliche Planung macht und nach kurzer Zeit erkennen muss, dass es leider zu klein oder zu unhandlich ist. Entscheidende Kriterien für das Format sind zum einen der geplante Inhalt, zum anderen die Nutzung.

Was soll mein Kalender alles umfassen? Wer nur Termine notiert, braucht weniger Platz, als jemand, der auch die wichtigsten Punkte aus wöchentlichen Meetings mitnotieren möchte. Hier hilft es zu überschlagen, wie viele reine Kalendereinträge täglich Platz finden müssen. Dann können Sie ganz individuell entscheiden, ob Ihnen die restliche Seite ausreicht oder ob Sie nicht doch zum nächst größeren Format greifen wollen.

Kalender für unterwegs?

Diese Entscheidung wird nicht nur nach dem Platzbedarf, sondern auch mit Hinblick auf die Mobilität gefällt. Ist der Kalender ausschließlich für den Schreibtisch gedacht, dann stört Sie ein A4-Buch wahrscheinlich weniger. Soll er Sie jedoch zu jedem beruflichen und privaten Termin begleiten, dann darf er weder zu groß noch zu schwer sein.

Hier gilt es, die richtige Balance zu finden. Wer noch über keine Erfahrungswerte verfügt, ist mit einem kompakten A5-Format für den Anfang meistens gut beraten.

Minimalistisch, verspielt oder lieber mehr kreativen Freiraum?

Sie haben sich für ein System und ein Format entschieden? Glückwunsch, das war der leichte Teil, nun kommt die Suche nach dem geeigneten Layout. Das Zauberwort lautet: Überblick. Welche Elemente muss das Layout umfassen, damit Sie den Überblick behalten?

Grundsätzlich lässt sich hier ein Tages- oder Wochenfokus unterscheiden.

Tages-Layout

Wer jeden Tag viele verschiedene Termine und Aufgaben notieren möchte und seinen Tag gerne im Detail plant, der sollte ein Layout mit Tagesansicht wählen. So findet auf einer Seite alles Platz, was an diesem Tag ansteht und erledigt werden soll.

Eine solche Ein-Tag-Eine-Seite-Aufteilung kann aber unter Umständen dazu führen, dass der Überblick über die längerfristige Planung etwas leidet. Daher sollte ein solcher Kalender auch eine komplette Jahresübersicht oder gegebenenfalls auch Monatsübersichten enthalten, in der die wichtigsten Deadlines und Meilensteine eingetragen werden können.

Wochen-Layout

Alternativ hierzu können Sie auch eines der vielen Wochenlayouts wählen. Je nach dem ob Sie wöchentliche To-Do-Listen oder Notizen unterbringen möchten, kann dieses Layout ganz unterschiedlich gestaltet sein:

  • Alle Wochentage auf einer Seite und gegenüber eine leere Seite zur freien Nutzung, z.B. für Notizen
  • Die Woche auf zwei Seiten mit vertikalen Spalten und Zeiteinteilung
  • Montag bis Sonntag oben auf der Doppelseite und Aufgabenlisten darunter.

Die Zahl an möglichen Kombinationen ist groß und gibt Ihnen die größtmögliche Freiheit bei der Auswahl.

Gut geplant ist schon halb gewonnen

Nehmen Sie sich Zeit, um sich Gedanken darüber zu machen, was Ihnen den Alltag erleichtern würde. Wenn alles seinen Platz hat im Kalender, dann ist auch die Übersicht und Effizienz gewährleistet.

Ach ja, hübsch darf er natürlich auch sein!